
在职场中,写流量总结的情况屡屡出现。很多人,几招之下,并不能引起引导员的注意。而有些人,却专心梳理总结,最终赢得了向导的芳心。
现在,项目治理在中国异常火热。其实每一个流量都是一个小项目。如果从项目管理的角度复制流程总结,一定会让指南眼前一亮。
那么事实应该如何以项目治理的形式写流程总结呢?下面就结合自己的真实案例,和大家分享一下用项目治理写流程总结的要点。
事情是这样的:今年我受邀主持公司的英语角流程,我很努力的协调和策划了整个流程。流完之后,我写了一个当晚流的总结发给了导员,导员关注了一下。现与大家分享如下:
1. 项目总结
第一步,需要抄下全流程的总结,从成绩、改进、自身不足、建议三个方面进行梳理和总结。
项目概要:
从2016年3月6日得知自己要主持英语角的那一刻起,我以为自己只要主持好这个角色就可以了,没想到组织赋予协会协调员的义务。感觉压力很大,平时也是第一次。我要努力实验,不辜负组织的信任。
经过近几周的组织协调,20160306英语角已经建成。小鹏开场PPT完美出镜,肖浩开场新颖,肖翠掌控全场,小莫计时准确,肖飞打得漂亮,肖总讲解精彩,肖畅论点创新,肖佳点评中肯,肖华精心选材,肖涛真诚建议,耐心指导,筹备组幕后支持。非常感谢在此期间付出努力的所有成员。现将整个项目总结如下:
写总结的时候,在故事中体现出每一个现场介入者的热情和专注,让导员觉得你是一个懂得感恩,不私邀功的人。同时,如果其他同事看到你的总结,也会感谢你的专注,从而建立更好的关系网。
①生效
A.总的来说,整个英语角进行得很顺利,参与者很热情,英语角秩序极佳。
B.在现场25人的介入下,几乎所有成员都能融入英语角空。猜词选号、演讲、话题、朋友都体现新奇、新奇,效果显著,有创新和突破。
C.计时员的完美收官也终结了过去加时赛的标志。
D.提高了场地的灵活性和协调性,队员会根据剩余时间设置合理的分组和适时长度。
②需要改进
A.开幕式定于3: 30开始。因为签到表决定了猜词和抽签的顺序,后来者先上手签到,导致开幕式秩序混乱。建议有些人可能会晚几分钟,比如先把英语角定在3点25分,实际开幕环节是3点35分。期间可以连续播放宣传视频,顺便可以期待后来者,留出10分钟左右的时间余量。(以前通知总是3: 30,现实中是3: 30。中间肯定有一点迟到者会影响会议。)
b多准备单词表和好友列表,避免现场资源不足,无处可寻。
③自身不足及建议
A.WBS的事情分析的不够细致,导致有些人的事情略大,有些人的事情不清楚。下次注意充实和调动WBS分析中每个小组成员的努力和义务,合理设置资源。
B.在主持相声的时候,他只讲了欢迎的故事,却没有给演讲者足够的鼓励,比如给他一个大大的掌声等等。下一次,每次邀请下一个角色说话都要注意给予充分的鼓励话语,这样排场会更热闹更热烈。
C.建议后面的协调人和主持人用相关角色来丰富身份和确认,同时用一些幽默的话,让现场更受欢迎和温暖。
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从三个方面总结项目细节,取得一些成果,让导员看出来你是认真的;还有进步的空间,让导员看到你的谦逊和勤奋;用自我不足和建议,让引导员觉得你是一个懂反思的有用的人。这三个方面可以综合展现你的个人综合素质,缺一不可。
2. 项目详情跟踪(20160204~20160306)
①视点设计(7天):主要职责是确定主要角色的人选,完成视点WBS
A.20150204,由小郝确定,锤子将担任下一届英语角的主持人;
B.英语角角色:问从大连回来的同事愿不愿意选主角;
C.20150209,完成英语角概念设计,确定关键人员角色表:
表1:视点WBS事务分配表
WBS
卖力人
总咨询与照料
小晨,小佳
谋划照料及技术支持
小 浩
协调及谋划人
哈 默
②基础设计(7天):主要完成基础WBS的建立和响应基础稿件。
A.春节假期过后,主要角色努力准备英语角选材和应对文档网。
B.20160228,完成基础设计阶段需要的资料和总结。
表2:基本WBS事务和义务分配表
WBS
卖力人
总咨询与照料
小 晨,小 佳
谋划照料及技术支持
小 浩
协调及谋划人
哈 默
海报制作统一协调
小 浩
最先前PPT放映及制作
小 鹏
开场演讲:开幕式
小 浩
主持人:串词及保证集会顺畅举行
小 崔,哈 默
PPT选词摇号的制备
小 崔
猜词与选词PPT制备
哈 默
计时员:时间分配及控制整个集会时间
小 莫
演讲:完成演讲内容
小飞,小宗
话题讨论:完成互动主题讨论
小畅
情景剧:完成老友记选材
小华
点评员:谈论所有角色演出
小佳,小韬
集会终结
小 浩
摄影
小 韬
音响
小 晨
杂项:签到表,单词表,激光笔等
哈 默
集会通知与信息公布
小 浩
表3:基础阶段的阶段希望
角色人:
主要希望:
亟待解决问题
1.演讲者1:小 飞
主题:小吉他尤克里里。已经完成基础阶段PPT及Word制作
演讲完毕后,肖飞在现场演奏一段,时间可能会延至8分钟
2.演讲者2:小宗
主题:大连的培训生涯已经完成基础阶段演讲稿的撰写
PPT正在制作中,预计下周一制作完成
3.话题讨论:小畅
主题:网购VS实体店已经完成基础阶段PPT的制作
需要小浩和小佳协助审核下此话题的可行性
4. 情景剧:小华
完场第一季第10集和第二季第五集的选取
请小佳协助审核下质料的可用性
表4: Raci矩阵
WBS
卖力(R)
问责(A)
咨询(C)
通知(I)
主要角色义务完成
主要角色人
哈 默
小 浩
小佳,小晨
设施准备及协调
哈 默
小 浩
小 晨
小佳
③详细设计(7天):完成所有设计及会前准备工作
2016年3月2日,组织英语角相关人员参加会议,协调事情。
B.20160303,完成时刻表的基本绘制。
C.20160304,完成所有相关文件的提交。
D.20160305,相关设备准备就绪,最终稿件日程确定。
图1整个项目阶段的甘特图(20160204 ~ 20160306)
整个项目阶段的甘特图
按照项目管理、基本设计和详细设计的观点,将整个流程细节划分为WBS和RACI责任分配矩阵,控制甘特图持有时间节点,并对各阶段取得的成果进行汇报和总结。
这种流程总结以项目管理的方式报告流程,极大地说服了向导。
学会用项目管理的方式写流程总结,哪个城市被指南看重!